惠州学院档案利用制度

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发布人:周杰  发布时间:2024-04-08   动态浏览次数:138


为充分发挥档案作用,根据《惠州学院档案管理办法》结合实际制定本制度

第一条 档案馆保存的档案,主要为学校党群、行政、教学、科研、管理等各项工作提供服务,为师生员工、校友、社会提供查询利用服务。

第二条 档案利用方式为查阅、借阅、咨询、复制等。

第三条 学校师生员工须凭个人有效证件,校外单位及个人须持个人有效证件及所在单位证明,在办理相关查阅利用审批登记手续后,均可利用已公布的档案。

第四条 利用档案一般只限在档案馆查阅,因特殊情况确需外借者,一般档案应经过档案管理部门负责人同意,重要的属专有技术、专利、引进技术、商业秘密等方面的档案,须经学校主要领导批准。

第五条 利用者未经同意不得摄制、复制、转借档案材料,不得随意摘抄无关的档案材料;如确需要摘抄,应当经档案馆负责人审批。

第六条 利用者不得撕去其中文件,不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、写眉批;借阅者必须承担所借阅档案材料的安全、保密责任,如发现有损坏、丢失、泄密等情况,将按相关法律规定追究责任。

第七条 借阅档案期限一般不超过一周,到期后仍需利用的,应向档案部门说明情况,重新办理借阅手续。退还档案时,档案管理人员应当面核点,确认无误后方可注销登记,如发现有缺页、缺卷等现象,应立即追查处理。

第八条 凡外出工作、调离调出、离(退)休人员,在办理外出、调离调出和离(退)退休手续前,必须清还档案,否则不予办理有关手续。

第九条 利用者归还档案时,应办理退还手续,并认真填写《档案利用效果登记表》。

第十条 档案管理人员应根据《档案利用效果登记表》,每季度对档案利用情况进行一次统计分析。

第十一条 凡向档案馆捐赠档案的单位和个人,可优先享有档案利用权,并可对其档案中不宜公开的部分按学校保密规定提出限制性意见,档案馆维护其合法利益。

第十二条 原则上不受理电话、电子邮件等形式查阅档案的具体内容。外国机构和外国驻华机构利用档案,按国家和学校有关外事规定办理。

第十三条 未经学校授权和上级主管机关批准,任何组织和个人都无权公布档案。


 



 


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